När en ny chef börjar bör du som skyddsombud tidigt gå igenom öppna arbetsmiljöfrågor, kontaktvägar och planerade förändringar. Ett första möte hjälper er förstå vad som redan pågår och vad som behöver hanteras. Chefens byte nollställer inte arbetsgivarens skyldigheter eller tidigare risker.
Samla ett kort underlag
Börja med frågor som påverkar det aktuella arbetet. Samla relevanta riskbedömningar, öppna åtgärder och planerade uppföljningar. Det är bättre med ett hanterbart underlag än en lång osorterad dokumentlista. Ange vilka frågor som är brådskande och vilka som kan behandlas vid nästa ordinarie möte.
Beskriv också hur medarbetarnas erfarenheter har kommit fram. Håll isär egna observationer, uppgifter från kollegor och dokumenterade beslut. Undvik att sprida känsliga uppgifter om enskilda personer i en generell presentation av verksamheten. Om ett ärende behöver hanteras separat, kom överens om lämplig kontaktväg.
Gå igenom rollerna utan att blanda ihop dem
Du företräder arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor. Arbetsgivaren har ansvaret för arbetsmiljön och behöver organisera arbetet även när chefer byts. Fråga vilka arbetsmiljöuppgifter den nya chefen har, vilka beslut personen får fatta och vem som tar hand om frågor som ligger utanför chefens mandat.
AFS 2023:1 beskriver bland annat medverkan, rutiner och fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Arbetsmiljölagen reglerar skyddsombudets ställning och rättigheter. Ett samarbetsmöte är ett praktiskt sätt att få ordning på kontakterna; det ger inte skyddsombudet arbetsgivarens ansvar eller chefens beslutsbefogenheter.
En dagordning som leder vidare
- Vilket skyddsområde och vilka personalgrupper berörs?
- Vilka risker och åtgärder är fortfarande öppna?
- Vilka förändringar planeras den närmaste tiden?
- Hur får skyddsombudet möjlighet att medverka i planeringen?
- Vem beslutar om åtgärder och resurser?
- Hur kontaktar ni varandra vid en brådskande risk?
- När återkommer ni till de frågor som inte avgörs nu?
Ta en fråga i taget och be om ett tydligt nästa steg. Om chefen ännu saknar underlag kan mötets resultat vara att en viss person tar fram det till en bestämd tidpunkt. Det är tydligare än att skriva att frågan är diskuterad och sedan lämna den utan mottagare.
Exempel på en konkret mötesfråga
Exempel: En ny chef tar över en enhet där återkommande avbrott tidigare har undersökts. Du tar med riskbedömningen och de beslutade åtgärderna. Ni konstaterar att en åtgärd är genomförd men att effekten ännu inte har följts upp. Be chefen klargöra vem som kontrollerar utfallet och vilka medarbetare som behöver medverka.
Exemplet handlar om att föra arbetet vidare, inte om att börja om från början. Om förhållandena däremot ändras kan underlaget behöva uppdateras. Ett tidigare beslut ska inte automatiskt betraktas som tillräckligt för en ny situation som aldrig har bedömts.
Dokumentera beslut och frågor på olika sätt
Skriv vad ni är överens om, vem som ska agera och när ni följer upp. Markera när något är en fråga, ett förslag eller ett fattat beslut. Då minskar risken att den ena parten uppfattar en diskussion som ett åtagande som den andra aldrig har gjort.
Samma princip gäller utbildningsanteckningar. Läs gärna vår artikel om att skilja kurskunskap från lokala beslut i anteckningar från BAM. En övning på kursen ersätter inte arbetsplatsens egen bedömning eller den beslutsordning som gäller i verksamheten.
Om ni behöver en gemensam kunskapsgrund
En ny chef och ett skyddsombud kan ha olika erfarenhet av arbetsmiljöarbete. Kartlägg därför vad var och en behöver förstå för sitt uppdrag. En genomgång av roller, riskbedömning och samverkan kan göra de gemensamma mötena mer konkreta.
Se lärarledd BAM på plats hos Kompetensutveckla om ni behöver stärka grunderna. Välj efter faktiska kunskapsbehov och kontrollera kursens aktuella innehåll och format. Ett genomfört utbildningstillfälle tar inte bort behovet av lokala rutiner, resurser och fortsatt uppföljning.
Boka gärna nästa avstämning redan under det första mötet. Då får även mindre frågor en tydlig plats och behöver inte vänta tills ett problem blir akut. Kontrollera vid nästa möte vad som faktiskt har hänt och om återkopplingen nått de berörda medarbetarna. Om ett beslut inte kunnat genomföras, ta reda på vilket hinder som kvarstår i stället för att bara flytta fram datumet. Arbetsmiljöarbetet behöver fungera mellan mötena, inte bara dokumenteras när ni träffas.
Källor och avsändare
Kontrollerat den 10 oktober 2026: arbetsmiljölagen (1977:1160), särskilt 6 kap. om skyddsombud, och Arbetsmiljöverkets AFS 2023:1, aktuell digital föreskrift, om medverkan, rutiner och fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Mötesråden är redaktionella råd från AB Kompetensutveckla.
Foto: The Jopwell Collection / Unsplash. Används enligt Unsplashs bildlicens.